En fungerende internkontroll sikrer at:

• Du kjenner betingelsene for å produsere og omsette mat
• Du innretter arbeidsrutinene etter hva betingelsene er og sørger for nødvendig styring og kontroll med at rutinene følges
• Feil eller avvik oppdages i en tidlig fase og blir gjenstand for årsaksutbedring med sikte på å unngå at den oppstår igjen

Internkontrollen skal inneholde:

1. Oversikt over de krav i næringsmiddellovgivningen som gjelder for virksomheten
Ansvarlig for virksomheten skal ha kunnskap om og oversikt over de krav i næringsmiddelregelverket som gjelder for virksomheten. Oversikt over hvilke krav som gjelder for din bransje, finner du her på Regelhjelp.no. Selve regelverket finnes på www.mattilsynet.no eller www.lovdata.no. Du kan abonnere på oppdateringer på regelverket her på Regelhjelp.no eller ved å stå på e-postlisten til Mattilsynet.

2. Oversikt over hvordan virksomheten er organisert
Hensikten med kravet er å vise hvordan ansvar og beslutningsveier er organisert og fordelt. Når feil eller avvik oppstår, skal det ikke være tvil om hvem som har myndighet til å beslutte hva.

3. Rutiner virksomheten følger for å sikre at næringsmiddellovgivningens krav og de kritiske styringspunktene følges opp.
Dette er en sentral del av internkontrollen og betyr at virksomheten må:

• ha kjennskap til egne arbeidsområder og rutiner hvor regelverket stiller et bestemt krav til innhold eller gjennomføring (for eksempel innkjøpsrutiner for å sikre sporbarhet på alle råvarer eller krav til temperatur på bestemte prosesstrinn)
• tilpasse disse rutinene slik at de er i overensstemmelse med regelverket
• bestemme at rutinene skal være en del av de felles, overordnede arbeidsmetodene som alle i virksomheten følger
• sørge for at de anvendes og etterleves av alle i virksomheten (ansvar for gjennomføring)
• sikre at alle nye metoder og prosesser (for eksempel ved anskaffelse av nytt utstyr) vurderes og tilpasses på samme måte

En av disse rutinene kan være kontrollen som virksomheten fastsetter for å påse at metodene og prosessene utføres på riktig måte. En beskrevet rutine for kontroll av temperatur under oppvarming, nedkjøling eller kjølelagring av mat, hører altså hjemme under dette punktet.

En annen rutine som må etableres under dette punktet, er hvordan virksomheten kontrollerer kritiske farer som kan oppstå under prosessene (dvs. kravet om kritiske kontrollpunkter i § 5a), hvis det er påvist slike i virksomheten. Et eksempel på et slikt mulig kritisk kontrollpunkt, er situasjoner der feil varmebehandlingstid eller varmholdingstemperatur kan forårsake uønsket vekst av bakterier i maten. Rutinen henviser til de spesielle styrings- og kontrolltiltak som kreves i § 5a fordi man har påvist punkter der feil kan få alvorlige følger for matsikkerheten.

4. Rutiner virksomheten følger hvis avvik oppstår, og rutiner for å hindre gjentakelse
Det må utarbeides rutiner for hva virksomheten gjør når feil oppstår (avviksbehandling). Hvis avviket for eksempel kan få uheldige følger for matens kvalitet eller helsemessig sikkerhet, må man vurdere hva som skal gjøres med maten.

Du må utarbeide rutiner for å forhindre at avvik og feil gjentas (korrigerende tiltak). Du må derfor ”nøste opp” for å finne den egentlige årsaken til at avviket oppstod. Hva skal vi gjøre for at dette ikke skal skje igjen? Mulige svar kan være: Lage en ny renholdsplan, gi de ansatte mer omfattende opplæring osv.

5. Registreringer som virksomheten finner nødvendig å oppbevare
I noen tilfeller krever regelverket at det skal føres registreringer og fremlegges dokumentasjon på samsvar med konkrete krav, slik det for eksempel er for overvåking og kontroll med temperaturer i rom for lagring av dypfryste næringsmidler. På andre områder må virksomheten selv vurdere hvilke registreringer det er nødvendig å ta vare på for å dokumentere internkontrollen

Eksempler på slike registreringer kan være:

• bestillingsseddel og faktura for innkjøp og levering av næringsmidler
• temperaturregistreringer
• gjennomførte informasjons- og opplæringstiltak
• rapporter for avviksbehandling og korrigerende tiltak
• rapporter fra intern revisjon
• rapporter fra kontroll med skadedyr

6. Rutiner for gjennomgang av internkontrollen
Hensikten med kravet er å etterse at det er samsvar mellom regelverket, internkontrollen og virksomhetens interne praksis. Gjennomgangen kan blant annet skje i form av en kontroll av at rutiner og prosedyrer i internkontrollen er i samsvar med gjeldende krav i regelverket. Hvis noe faller utenfor eller ikke er i varetatt på en tilfredsstillende måte, må rutinene i internkontrollen endres tilsvarende. En annen viktig del av den interne gjennomgangen er å kontrollere at rutinene følges i praksis, at det er samsvar mellom liv og lære.

En slik intern gjennomgang (revisjon) skal skje i regi av ansvarlig for virksomheten, og kan skje i sammenheng med internkontrollen på HMS-området, for hele eller deler av virksomheten.

7. Rutiner for å sikre at kun gjeldende rutiner blir benyttet
Dette kravet betyr i praksis at det skal finnes en form for dokumentstyring i virksomheten. Muntlige og skriftlige rutiner i internkontrollen skal være oppdaterte, gyldige og kunne spores med hensyn til hvem som har laget og hvem som har godkjent dem. Gamle rutiner skal fjernes når de erstattes av nye.

Kravet innebærer i praksis at rutinene som virksomheten bygger sin atferd på, må være forankret i ledelsen og ha preg av å være et verdipapir og et styringsverktøy. En praktisk måte å gjøre det på er blant annet å nummerere skriftlig dokumentasjon, notere ned tidspunkt for muntlig informasjon, opplæring osv.

8. Rutiner for å sikre de ansatte får tilstrekkelig opplæring i internkontrollen
Kravet innebærer en selvstendig plikt til å utføre og dokumentere opplæring når det gjelder rutiner, kontroll og styringstiltak i internkontrollen. .

Link til: forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen

Tilsynsmyndighet

Har du spørsmål, ta kontakt med:

• Mattilsynet